Skip to main content

Documents4OfficeTM

  • Ontwerp

    HuisstijldDocument

    Onze software laat uw communicatie uitingen uw huisstijl representeren. Consistent communiceren met uw relaties is zeer belangrijk. U laat zien dat u hen serieus neemt!    		  

    importeerOutput

    Of u nu met MS-Office, MS-Office Web Apps (365), Google Docs, ODF, PDF, XML uw document wilt maken... Met Documents4Office kan het allemaal!    		  

    ArchiefManagement

    U verbetert uw document creatie proces aanzienlijk en naar keuze organisatiebreed. Productiviteit stijgt vaak met wel 75% Centraal beheer verzekert u van consistent gebruik van uw huisstijl en content

  • Gebruik

    HuisstijldPersoonlijke communicatie

    Combineer voorgedefinieerde en adhoc content met data uit uw systemen voor persoonlijk gerichte communicatie naar uw relaties.    		  

    importeerBespaar veel tijd

    Bespaar tot wel 80% tijd op het maken van documenten. Kies de gewenste output (print, email etc.) en bedien uw relaties veel sneller. Huisstijlautomatisering draagt bij aan een nog positievere klant-ervaring.    		  

    ArchiefMakkelijk in gebruik

    Documents4Office is zeer intuitief in het gebruik. Geen kostbare opleidingstrajecten maar meteen gebruiken en de voordelen benutten.

  • Beheer

    HuisstijldEnkele sjablonen

    Uw complete documentverzameling kan gebaseerd worden op slechts enkele sjablonen. Hiermee wordt onderhoud en beheer sterk vereenvoudigd. De tijd die hieraan besteed wordt vermindert met wel 75%.    		  

    importeerGedistribueerd beheer

    Meerdere beheerderes kunnen via een in te stellen hierarchie de huisstijlomgeving beheren. Zo kan bijvoorbeeld iedere afdeling/business unit zijn eigen documentenset beheren en/of uitbreiden. Wensen of vereisten kunnen zo meteen gerealiseerd worden.    		  

    ArchiefCompliance

    Met Documents4Office weet u dat uw communicatie voldoet aan de gestelde regels. Zowle financieel, juridisch als op het vlak van marketing en branding.

  • Koppelingen

    HuisstijldMS Dynamics CRM/Sharepoint

    Met onze koppeling haalt u nog meer uit uw MS CRM implementatie. Maak eenvoudig uw documenten o.b.v. us MS CRM data. Communicatie en data zijn nu een geintegreerde entiteit. Hetzelfde geldt voor uw sharepoint omgeving.    		  

    importeerAFAS Profit

    Documenten maken in uw huisstijl o.b.v. de opgeslagen informatie (NAW, Project, etc.) in AFAS Profit. En deze documenten vervolgens naar keuze opslaan in het digitale dossier van AFAS.    		  

    ArchiefOverige koppelingen

    Documents4Office koppelt o.a. ook met Exact, Accountview, Magister, LiveLink, FMS, MS-Dynamics en vele andere applicaties. Benader ons gerust voor de mogelijkheden om uw bestaande systemen nog beter te benutten.

  • Overige functies

    HuisstijldBouwsteen correspondentie

    Voor ieder document kan vastgelegd worden welke teksten (compliance) worden opgenomen op het moment van creatie. Deze teksten kunnen makkelijk beheerd worden door de eigenaar van de inhoud.    		  

    importeerPrinterlade aansturing

    Uw document altijd op de juiste papiersoort afgedrukt, ongeacht het aantal verschillende printertypen in uw organisatie en op basis van één en hetzelfde sjabloon. Het aansturen van de juiste printerbak is zo geen IT aangelegenheid meer. En u bespaart aanzienlijk op papier- en tonerkosten.    		  

    ArchiefDigitaal (brief) papier

    Gebruikers voegen met één druk op de knop de gewenste papierachtergrond in zodat het digitale document eruit ziet als wanneer het geprint zou worden. U kunt het nu als pdf bestand bijvoorbeeld opslaan en per email versturen.

Voordelen van Documents4Office

Controle ligt bij de gebruikers

Met Documents4Office ligt de controle over huisstijlautomatisering, document compositie en communicatie bij afdelingen/gebruikers en is niet langer een IT-aangelegenheid. Via de intuitieve omgeving kunnen communicatie uitingen snel worden aangepast aan de wensen van dat moment. IT collega\'s kunnen dan meer tijd besteden aan IT-initiatieven die meer productiviteit opleveren in plaats van wijzigingen in documenten doorvoeren. Zo wordt document output management een verantwoordelijkheid voor diegenen die er het meeste baat bij hebben.

De nadruk komt bij huisstijlautomatisering / document compositie steeds meer te liggen op het organisatieproces. Niet langer voeren de "technische features" van dergelijke oplossingen de boventoon maar de mate waarin de communicatiewens van de organisatie wordt ondersteund. Snel in kunnen spelen op de marktbehoefte is één van die wensen.

Wanneer u uw correspondentiemanagement op een hoger plan brengt kunt u naast verhoging van kwalitatieve aspecten ook aanzienlijke kostenreducties realiseren. Onze oplossingen bieden tevens een uitstekende return on investment.

Vlot geïmplementeerd

Geen ellenlange implementatie trajecten, maar binnen korte tijd operationeel zodat u zo snel mogelijk kunt profiteren van alle voordelen die Documents4Office uw organisatie biedt op het gebied van huisstijlautomatisering en document compositie.

Beter gebruik en meer rendement uit bestaande systemen

Systemen die al enige tijd draaien en indertijd werden geimplementeerd voor het verbeteren van bedrijfsprocessen ontberen vaak de flexibiliteit die nodig is om snel in te spelen op marktwensen in deze tijd. Met name daar waar het gaat om on-demand en batch document output. Aan de andere kant zijn deze systemen vaak nog van grote waarde voor organisaties. Documents4Office is goed te integreren met deze systemen zodat veel beter gebruik kan worden gemaakt van de data en informatie die deze systemen bevatten voor communicatie met uw klanten.

Sneller uw klanten bedienen

Het aanbieden van informatie aan uw klanten in het formaat dat zij verwachten is een essentieel onderdeel van \'zaken doen\'. Met Documents4Office kunt u dit sneller doen en dus meer klanten bedienen in minder tijd.

Schaalbaarheid

Naarmate uw de activiteiten toenemen. neemt ook de hoeveelheid communicatie toe. Documents4Office is een huisstijlautomatisering / document output management omgeving die meegroeit met uw activiteiten. Hierdoor kunt u pro-actief plannen waardoor nieuwe producten sneller naar de markt kunnen worden gebracht. Documents4Office past zich helemaal aan uw groeitempo aan.

Architectuur klaar voor nu en de toekomst

Documents4Office is zo opgezet, en maakt gebruik van de modernste technologiën, dat snel kan worden ingespeeld op veranderende marktbehoeften.